Mit der Umsetzung der Europäischen Rechnungsrichtlinie kann auch die Rechnungsstellung im Geschäftsverkehr elektronisch erfolgen. Die Rechnung ist für den Empfänger der Beleg, welcher ihn zum Vorsteuerabzug im Rahmen seiner Umsatzsteuererklärung berechtigt. Deshalb ist die Erfüllung der gesetzlichen Vorgaben für Empfänger und Versender gleichermaßen wichtig.
Elektronische Rechnungen erfüllen unter besonderen Voraussetzungen den Belegcharakter nach dem Umsatzsteuergesetz (UstG). Der Empfänger muss der elektronischen Übermittlung der Rechnung zugestimmt haben. Der Versender muss die Rechnung mit einer qualifizierten elektronischen Signatur versehen haben. Sowohl das Übermittlungsverfahren, d.h. per eMail oder EDI als auch die elektronische Rechnung unterliegen der Dokumentationspflicht. Die elektronische Rechnung an sich unterliegt wie auch die Papierbelege der Aufbewahrungspflicht über 10 Jahre.
Anbieter für die Ausgabe von Signaturzertifikaten sowie Hardware und Software finden Sie bei der Bundesnetzagentur www.bundesnetzagentur.de gelistet. Bei der Auswahl eines Produktes oder eines Dienstleisters für die Rechnungsstellung und/oder –archivierung ist darauf zu achten, dass diese den Vorgaben der Grundsätze zum Datenzugriff und zur Prüfbarkeit digitaler Unterlagen (GDPdU) und der Grundsätze ordnungsmäßiger DV-gestützter Buchführungssysteme (GoBS) entsprechen.
Dr. Astrid Auer-Reinsdorff, Rechtsanwältin, www.dr-auer.de
Vorsitzende DAVIT, www.davit.de
Was Sie wissen sollten:
Für Versender und Empfänger elektronischer Rechnungen gibt es zahlreiche gesetzliche Bestimmungen, die Sie kennen sollten.
Nebenstehend finden Sie eine Kurzinformation hierzu. Weitere Fragen beantworten wir gerne.